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Werde extrem produktiv

Getting Things Done: Die Kunst stressfreier Produktivität

By  Matthias Engelman

In einer Zeit, in der Arbeit und Privatleben zunehmend miteinander verschmelzen und unser Leben von ständigen, immer schneller werdenden Veränderungen geprägt ist, stoßen bewährte Methoden zum Selbst- und Zeitmanagement schnell an ihre Grenzen.

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Wir fühlen uns überwältigt von unseren ganzen Verantwortlichkeiten, können uns aufgrund der vielen Ablenkungen nicht auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren.

Wir haben weder das Gefühl, dass wir die ‚Kontrolle haben’, noch Fortschritte erzielen. 

... Oftmals sind wir gestresst und in logischer Konsequenz in unserer Arbeitsweise uneffektiv. 

Doch muss das sein? 

Hilfe verspricht eine sehr einfache Selbstmanagement Methode von David Allen, einem amerikanischen Coach für Führungskräfte. 

In den letzten Jahren hat sein Ansatz unter dem Begriff „Getting Things Done“ (GTD) viel Aufmerksamkeit erfahren.

Im Folgenden erkläre ich Dir was sich hinter seinem Konzept verbirgt, wie Du anhand der GTD-Methode immer einen klaren Kopf behältst und Deinen Alltagsstress maßgeblich reduzieren kannst.

„Getting Things Done“ – Die Grundidee

Die GTD-Methode ist in Ihren Grundzügen recht einfach erklärt...

Sie zielt darauf ab, dass Menschen alle Themen, an die sie denken oder die sie erledigen müssen, in kontextbezogenen Aufgabenlisten erfassen und sich so einen Gesamtüberblick über ihre Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projekte verschaffen. 

Auf dieser Basis lassen sich dann wiederrum Strategien zur Aufgabenbewältigung ableiten und Tätigkeiten strukturiert abarbeiten. 

Wichtig ist, dass eine Art Standardprozess zur Aufgabenerfassung und -verarbeitung entwickelt wird, der effizientes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht. 

Neben allen offensichtlichen Aufgaben werden auch alle Informationen und Themen, aus denen sich potentiell Aufgaben ergeben können, auf Basis vorab definierter Regeln erfasst und durch den Standardprozess geschleust. 

Die Informationsflut, die tagtäglich über uns hereinbricht, lässt sich so leichter strukturieren und bewältigen.

Bevor ich Dir den genauen Ablauf im Detail erkläre und anhand eines Schaubilds verständlicher darstelle, sei noch ein Hinweis darauf erlaubt, auf welcher Grundüberlegung das GTD System aufbaut: 

Nach David Allen denken Menschen den Großteil ihrer Zeit an ein Problem, Projekt oder eine Situation, statt über das gewünschte Ergebnis nachzudenken. 

Unsere Psyche kann gar nicht anders, als uns ständig an Dinge zu erinnern, die wir noch erledigen müssen. 

Das bloße Erinnern an unerledigte Dinge sorgt dabei lediglich für innerlichen Stress und bringt uns keinen Schritt weiter. Es ist nicht nur unproduktiv, sondern nimmt auch eine Menge Zeit und geistige Energie in Anspruch. 

... Geistige Energie, die wir uns ersparen und anderweitig einsetzen können.

Erst wenn wir uns all die Dinge aufschreiben, die uns durch den Kopf gehen, und diese in einem verlässlichen System außerhalb unseres Geistes erfassen, bekommen wir den Kopf wirklich frei.

Indem wir uns keine Sorge mehr machen müssen, dass wir wichtige Dinge aus den Augen verlieren, können wir uns ohne Ablenkung und mit klarem Fokus der aktuell wichtigsten Aufgabe widmen.

Eine gute Selbstorganisation zielt schließlich darauf ab, dass Du immer Herr der Lage bleibst, wichtige Dinge nicht in Vergessenheit geraten und weder Dein Privat-, noch Berufsleben im Chaos versinkt.

Die 5 Phasen der Selbstorganisation

„Nutze ein System, das so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann all die Aufgaben zu vergessen.“ – David Allen

Um die GTD Methode tiefgreifender zu verstehen, stelle ich dir im Folgenden die 5 Phasen der Selbstorganisation nach Allen vor.


1. Sammeln

In einem ersten Schritt geht es darum, all die Dinge zu sammeln, die für uns nützlich sind und die eine Handlung oder Entscheidung von uns erfordern. 

Dir gehen unterschiedliche Ideen durch den Kopf, Dich erreichen postalische Briefe, private E-Mails, Nachrichten Deiner Freunde über soziale Netzwerke oder Arbeitsanweisungen Deines Chefs.

Während Du beispielsweise physische Unterlagen oder Gesprächsnotizen manuell in einer Briefablage auf Deinem Schreibtisch sammelst, landen E-Mails ganz automatisch in Deinen digitalen Postfächern.

Du hast also gewissermaßen unterschiedliche Kanäle, über die Dir Dinge zugehen, die Deine Aufmerksamkeit und gleichzeitig eine Entscheidung erfordern wann und wie Du diese betrachten und abarbeiten möchtest.

Nimm Dir regelmäßig ausreichend Zeit und sammele alles, was Dich auf unterschiedlichen Wegen erreicht und Dir in den Sinn kommt. 

Ja, auch Ideen, die Dir durch den Kopf gehen, solltest Du auf einem Blatt Papier oder in einer digitalen Anwendung verschriftlichen und sammeln.

Es kann unheimlich entlastend sein, alle Dinge aus dem Kopf zu kriegen und Dir darüber Klarheit zu verschaffen, was Du in nächster Zeit in all den unterschiedlichen Lebensbereichen für Aufgaben angehen musst.

Ein pragmatischer Tipp: Versuche die Anzahl der Kanäle, über die Dir Informationen oder Aufgaben zugehen, soweit wie möglich zu reduzieren.

Hast Du zuhause noch keine Briefablage, so schaffe Dir eine an, damit Deine Unterlagen, Ideenskizzen oder Briefe nicht an verschiedenen Orten zuhause rumliegen. 

Ich persönlich habe mich etwa umgehend um die Konsolidierung meiner E-Mail-Postfächer gekümmert.

Da ich u.a. aufgrund meines eigenen Gewerbes über mehrere private Mailadressen verfüge, erreichten mich gleichermaßen Nachrichten über Webmail Programme von Strato, über Gmail, Web.de und Outlook. 

Da ich am Computer also mehrere Programme öffnen musste, um meine eingehenden E-Mails durchzusehen, war der Arbeitsablauf nicht sonderlich effizient... 

Durch die Integration aller Postfächer in Outlook habe ich nun eine einzige Anwendung, über die ich alle E-Mails empfangen und direkt bearbeiten kann.


2. Verarbeiten

Nun geht es an den vermeintlich wichtigsten Teil der GTD-Methodik... 

Wie zuvor angesprochen, solltest Du alle gesammelten Informationen regelmäßig auf Basis eines standardisierten Workflows weiterverarbeiten. 

Schauen wir uns also nun den von der Getting Things Done Methode empfohlenen Workflow einmal genauer an!


Der GTD Workflow nach David Allen:


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Nimmst Du Dir Deine gesammelten Inhalte – also etwa Deine Mails oder Briefe – sukzessive vor, so solltest Du Dir zunächst die Frage beantworten, ob diese eine Aktion von Dir erfordern.

Tun sie dies nicht, stellt sich zwangsläufig die Frage, ob sie wirklich relevant für Dich sind. 

Kommst Du zu dem Ergebnis, dass sie irrelevant sind, kannst Du sie direkt aussortieren und in den Papierkorb schmeißen. 

Handelt es sich hingegen um interessante Inhalte, die Du Dir bei Gelegenheit nochmals genauer anschauen möchtest, so kannst Du sie in einen physischen oder digitalen Ordner zur Wiedervorlage verschieben. 

Als Beispiele sind hier Informationsmaterialien wie Gebrauchsanweisungen oder Zeitschriftenartikel zu nennen.

Informationen, die zwar keine Handlung erfordern aber Dir perspektivisch für Tätigkeiten oder Gespräche als Referenzen dienen können, kommen entsprechend in einen Referenzordner.

Erfordern Dinge eine konkrete Handlung von Dir, solltest Du Dir weitere Fragen beantworten...

„Sind mehrere Schritte zur Bewältigung einer Aufgabe erforderlich?“

... Dann ab mit der Aufgabe in eine Projektliste

Falls nicht, solltest Du überlegen, ob der Einzeltask mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt oder nicht. 

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten erfordern, erledigst Du am besten direkt, damit Du sie aus den Füßen hast und Dich nicht nochmal mit einem so kleinen Thema von Neuem beschäftigen musst.

Dauert die Aufgabe länger als 2 Minuten, kannst Du sie entweder unter bestimmten Voraussetzungen an eine andere Person delegieren oder für eine spätere Erledigung aufschieben.


3. Organisieren

Hast Du alle Inhalte nacheinander anhand des Workflows verarbeitet, ist bereits eine wichtige Zwischenetappe erreicht, um Informationen und Aufgaben in klar voneinander abgegrenzten Kategorien zu erfassen.

Diese sind in der obigen Darstellung als viereckige graue Kästchen visualisiert. 

Die Kategorien „Papierkorb“, „Wiedervorlagen“ und „Referenzmaterial“ haben wir bereits in ihrer Bedeutung erläutert. 

Zur Sammlung von Aufgaben, die mehrere Handlungen erfordern und deren Arbeitsergebnis innerhalb eines Jahres erreicht werden soll, empfiehlt Allen die Anlage mehrerer „Projektplanungsordner“. 

Ein Projektplanungsordner ist in dem Sinne nichts anderes, als eine kontextbezogene Liste, in der Du alle Aufgaben erfasst, die zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses oder Ziels notwendig sind. 

Möchtest Du einen Sommerurlaub planen, so kannst Du Dir etwa eine Projektplanungsliste erstellen, in der Du alle Themen sammelst, die Du dafür in Angriff nehmen musst.

Es gilt Flüge zu buchen, ein geeignetes Hotel rauszusuchen und alle Familienmitglieder vor Reiseantritt impfen zu lassen.

Die GTD Methode lässt sich an dieser Stelle individuell auf Deine Bedürfnisse anpassen – Du kannst so viele kontextbezogene Listen erstellen, wie Du für Dich als sinnvoll erachtest.

Schauen wir uns nun nochmals die Verarbeitung der Einzelaufgaben an, bei denen es sich um keine Projekte handelt und die länger als 2 Minuten in Anspruch nehmen.

... Auch hier gilt es einige Dinge zu berücksichtigen. 

Wie bereits erwähnt, kannst Du diese gegebenenfalls an andere Personen abwälzen. Stell Dir dafür immer die Frage, ob Du tatsächlich die richtige Person zur Bearbeitung einer Aufgabe bist. 

Gibt es vielleicht einen Mitarbeiter, der Dir auf der Arbeit unterstellt ist und der Dich bei weniger wichtigen Aufgaben entlasten kann? Brauchst Du die Zuarbeit eines Kollegen, um eine Aufgabe in Angriff zu nehmen?

Am besten erfasst Du all die Dinge, um die Du andere gebeten hast, in einer eigenständigen Liste, um Dir regelmäßig einen Überblick darüber zu verschaffen, was alles erledigt wurde und was nicht.

Bei den Einzelaufgaben, die Du auf einen späteren Zeitpunkt „verschoben“ hast, gilt es noch einmal zu differenzieren, ob Du Dir diese in einem Kalender einträgst oder in einer kontextbezogenen To-Do-Liste sammelst. 

Dabei empfiehlt es sich nach Allen, nur zeit- oder tagesspezifische Handlungen wie auch Informationen in den Kalender aufzunehmen.

Wir sprechen hier also konkret von Terminen, Aufgaben und Informationen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden bzw. vorliegen müssen.

Deinen Kalender zu einer täglichen To-Do-Liste umzufunktionieren, ist keine produktive Idee. 😉 

Ein wichtiges Prinzip, das Du bei der Sammlung aller Aufgaben berücksichtigen solltest: 

Formuliere Deine Aufgaben bei der Aufnahme in Deine To-Do-Listen immer so, dass sie aktionsorientiert sind und direkt erkennbar ist, was als nächstes gemacht werden muss. 

Wenn Du neue Reifen für Dein Auto benötigst, so notiere Dir nicht einfach nur „Neue Reifen“ in Deiner To-Do Liste, sondern formuliere es wie folgt spezifischer aus: 

  1. 1
    „Preise neuer Autoreifen im Internet vergleichen“
  2. 2
    „Neue Autoreifen bestellen“.


4. Durchsehen

In regelmäßigen Abständen empfiehlt es sich, alle erstellten Aufgabenlisten durchzuschauen, auf Vollständigkeit zu prüfen und diese gegebenenfalls zu aktualisieren. 

Rufe Dir montagsfrüh Deine Termine für die aktuelle Woche ins Gedächtnis oder markiere abgeschlossene Aufgaben in Deiner To-Do Liste als erledigt.

Natürlich bietet es sich an, verschiedene Listen in unterschiedlichen zeitlichen Rhythmen durchzuschauen. 

Während Du Deinen Kalender täglich checken solltest, reicht es aus, Dir Projektlisten für Deinen Urlaub oder die Wartung Deines Autos nur einmal wöchentlich anzuschauen. 


5. Erledigen

Erst dann, wenn Du Dir einen Überblick über all Deine offenen To-Do’s verschafft und diese unterschiedlichen Kategorien zugeteilt hast, kannst Du gezielt darüber entscheiden, welche Dinge Du wann in Angriff nehmen solltest. 

Jetzt heißt es also: Ärmel hochkrempeln und Dinge erledigt bekommen! 

In Abhängigkeit vom jeweiligen Kontext, der zur Verfügung stehenden Zeit und Energie sowie der Wichtigkeit der Aufgaben, lassen sich bewusste Entscheidungen für und gegen bestimmte Aufgaben treffen. 

Befindest Du Dich etwa montagmorgens im Büro, solltest Du Dir die Projekte bzw. To-Do-Listen vornehmen, die sich auf Deinen Beruf beziehen. Sitzt Du hingegen beim Arzt im Wartezimmer, greifst Du vielleicht zur Liste mit den spannenden Blogbeiträgen, die Du Dir für solche Gelegenheiten auf Wiedervorlage gelegt hast.

Da Du volle Transparenz über alle Deine Verpflichtungen erlangt hast, fühlst Du Dich als Herr der Lage, kannst situativ am besten entscheiden, was gerade angegangen werden muss und Dich mit vollem Fokus der aktuellen Aktivität widmen. 

Beachte: Die Getting Things Done Methodik stellt lediglich ein Rahmenwerk zum besseren Selbstmanagement da. 

Statt den Workflow 1 zu 1 für Dich zu adaptieren, solltest Du ihn vielmehr nach Deinen eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen anpassen. 

Überlege Dir also aufbauend auf dem GTD Ansatz, wie Dein eigenes Selbstmanagement-System aussehen kann und welche einfachen Bearbeitungsregeln Du Dir selbst setzen kannst. 

Wenn Du mehr über die GTD Methode erfahren möchtest, empfehle ich Dir das Buch „Getting Things Done: the art of stress-free productivity“ oder das deutschsprachig Pendant „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag".

In diesem stellt Dir David Allen sein Konzept in voller Detailtiefe vor und liefert Dir pragmatische Tipps, die Du sofort in Deinen Alltag implementieren kannst.

Mein Fazit

Getting Things Done ist ein hervorragender Ansatz, um Dich selbst besser zu organisieren. 

Wenn Du die Umsetzung der GTD Methode konkret angehen möchtest, bietet sich der Einsatz von digitalen To-Do Listen an, die Dir auf Deinem Computer aber auch von unterwegs aus auf Deinem Handy zur Verfügung stehen.

Für berufliche Themen kannst Du Dir auch speziell Excel-Sheets anlegen, in denen Du Deine Aufgaben sowohl sammeln, mit zusätzlichen Informationen anreichern, kategorisieren, priorisieren als auch terminieren kannst. 

Betrachten wir speziell den Berufskontext, so liefert GTD zweifelsfrei für Berufsanfänger, die noch am Anfang der Entwicklung eines eigenen Selbstmanagement-Systems stehen, den größten Mehrwert. 

Es sei zudem der Hinweis darauf erlaubt, dass die GTD Methodik in diesem Kontext kein allzu großes Augenmerk auf die Differenzierung zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen legt. 

... Vielmehr fokussiert sie sich auf das effiziente Abarbeiten von Alltagsthemen.

Unter Anbetracht dessen, dass sich Arbeitsproduktivität gleichermaßen durch Effizienz wie auch Effektivität manifestiert, scheint für mich der Buchtitel „the art of stress free productivity“ nicht zu 100% passend.

Ohne die Relevanz der GTD Methode für die Selbstorganisation in Frage zu stellen, würde ich für den Berufsalltag die Kombination mit weiteren Ansätzen zum Zeit- und Selbstmanagement empfehlen.

Eine kurze Anmerkung für ein gemeinsames Verständnis:

Während die Effizienz darauf abzielt, Aufgaben mit möglichst wenig Ressourcenaufwand zu erfüllen, stellt die Effektivität grundsätzlich in Frage, ob wir überhaupt die richtigen Aufgaben in Angriff nehmen, um unsere übergeordneten Ziele zu erreichen.

Beim Lesen des Buches ist mir mehrmals das folgende Zitat von Andy Grove, dem Entwickler des OKR Frameworks durch den Kopf gegangen:

„There are so many people working so hard and achieving so little.“

Es verdeutlicht, dass wir uns im Arbeitsalltag nicht in unwichtigen Dingen verlieren sollten. Vielmehr gilt es regelmäßig zu reflektieren, ob wir uns mit den richtigen Dingen beschäftigen, die uns der Erreichung unserer Ziele tatsächlich näher bringen.

Dieser Aspekt wird von Allen zwar im Rahmen der „Projektplanung“ angerissen aber der sehr detaillierten Darstellung von Methoden zur Bewältigung von Alltagsthemen untergeordnet. 

Die Identifikation der richtigen Aufgaben und die Priorisierung dieser auf Basis von mittel bis langfristigen Zielen ist im Berufsumfeld zweifelsfrei ein wichtiges Thema, das vielen nicht gerade einfach von der Hand geht.

Um auch hierfür pragmatische Tipps kennenzulernen, empfehle ich Dir sowohl einen Blick auf das OKR Framework als auch auf das Konzept der Eisenhower-Matrix

Während sich das OKR Framework mit der Zielentwicklung und Definition von dazugehörigen Meilensteinen beschäftigt, hilft Dir die Eisenhower-Matrix dabei, Aufgaben permanent anhand der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ zu klassifizieren.

Anhand dessen kannst Du bessere Entscheidungen darüber zu treffen, was als nächstes im beruflichen Kontext angegangen werden sollte.

Möchtest Du nicht nur Deine Arbeitseffizienz verbessern, sondern auch Deine Effektivität steigern, so empfehle ich Dir darüber hinaus den zeitlosen Business Klassiker „Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey.

Abschließend würde mich interessieren, wie Du die GTD Methode einschätzt und ob Du weitere Produktivitätstipps für Deinen privaten wie beruflichen Alltag verinnerlicht hast. 

... Ich bin gespannt auf Dein Feedback unter diesem Artikel!

P.s. Falls Du auch eine der Personen bist, die (genau wie ich) bei jedem Artikel ans Ende scrollen, um direkt die Punchlines zu lesen, kommen hier die wichtigsten Kernaussagen:


1. GTD ist ein systematischer Ansatz zum Selbstmanagement.

2. Um Deinen Kopf freizubekommen, solltest Du all Deine Verpflichtungen möglichst schnell und gut strukturiert in einem System außerhalb Deines Kopfes sammeln und verarbeiten.

3. Die Kunst stressfreier Produktivität besteht in der Erstellung eines standardisierten Ansatzes zur Verwaltung Deiner Aufgaben.

4. Stelle Dir bei Themen, die Du angehen musst, stets die Frage, was das nächste konkrete To-Do ist.

Matthias Engelman

Vernetzen wir uns!

Über den Autor

Neben meiner Arbeit als Business Development Manager verbringe ich viel Zeit mit meiner Familie und Freunden, dem Lesen interessanter Business Bücher, dem Entwickeln neuer Skills sowie dem Austausch mit Gleichgesinnten, die den Drang haben, sich persönlich weiterzuentwickeln. Durch meinen Blog möchte ich erprobte Arbeitsprinzipien, -methoden und Tipps mit Dir teilen, damit Du Dein volles Potential entfalten und Dich in die Person entwickeln kannst, die Du sein möchtest.

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