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Werde extrem produktiv

Eisenhower-Prinzip: So setzt Du Prioritäten richtig

By  Matthias Engelman

Hast Du nicht auch manchmal das Gefühl, dass Du zu viel zu tun hast und der Tag einfach zu wenige Stunden hat?

Während wir uns mit eigenen Aufgaben oder Projekten beschäftigen, erreichen uns neue Anfragen von Familienmitgliedern, Arbeitskollegen, Vorgesetzten oder Kunden. 

Um zu verhindern, dass uns der Arbeitsaufwand und -stress erdrückt, müssen wir zwangsläufig lernen, Aufgaben besser zu priorisieren und zu terminieren. 

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Hilfestellungen versprechen dabei bewährte Methoden zum Selbst- und Zeitmanagement.

Aus diesem Grund stelle ich Dir in diesem Beitrag eine Methodik vor, die bereits im Jahre 1954 ihren Ursprung gefunden und aufgrund der großen Relevanz für das Privat- und Berufsleben alle moderneren Ansätze zum Zeitmanagement überdauert hat.

Im Folgenden werde ich Dir erklären, wie Du anhand des Eisenhower-Prinzips Deine Produktivität entscheidend steigern und Deinen Alltagsstress minimieren kannst. 

Das Eisenhower-Prinzip kurz & knapp erklärt

Das Eisenhower-Prinzip ist als klassische Methode des Zeitmanagements zu verstehen, anhand derer sich private wie berufliche Aufgaben auf Basis der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ bewerten und in vier klar voneinander abgegrenzte Kategorien zuteilen lassen.

Vereinfacht ausgedrückt geht es darum, Aufgaben nach definierten Arbeitsprinzipien zu priorisieren, um leichter Entscheidungen darüber treffen zu können, welche Aufgaben gänzlich vermieden oder mit Vorrang angegangen werden sollten.

Die Genese des Begriffs ist auf den damaligen US Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückzuführen, der in einer öffentlichen Rede seine eigenen Selbstmanagement Methoden offenbart hat. 

Anhand strikten Priorisierens ist es ihm gelungen, trotz eines hohen Arbeitsaufkommens eine gute Selbstorganisation zu wahren.

Er bilanzierte mit Verweis auf seine angewandte Methodik, dass der Wichtigkeit einer Aufgabe deutlich mehr Bedeutung zugesprochen werden sollte als der Dringlichkeit. 

Bevor ich Dir die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix und deren Handlungsempfehlungen im Detail vorstelle, sei ein Hinweis darauf erlaubt, dass sich in der beruflichen Praxis einige Synonyme etabliert haben, die ein und dasselbe meinen.

Komm also nicht ins Stutzen, wenn Du etwa über den Begriff „Vier Quadranten-Modell“ stolperst... Die Grundidee ist genau dieselbe!

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

"I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent." – Dwight D. Eisenhower

Schauen wir uns also nun die vier Kategorien bzw. Quadranten einmal genauer an, die sich durch die Kombination der Kriterien “Wichtigkeit” (wichtig vs. unwichtig) und “Dringlichkeit“ (dringend vs. nicht dringend) ergeben.

Eine wichtige Sache zum gemeinsamen Verständnis vorweg ... 

Während sich Dringlichkeit immer auf die zur Verfügung stehende Zeit bezieht, muss im Hinblick auf die Wichtigkeit die Frage beantwortet werden, welchen Beitrag eine Aufgabe zur Erfüllung unserer mittel- bis langfristigen Zielen liefert.

Bewertest Du anstehende Aufgaben stets auf Basis dieser beiden Aspekte, so kannst Du ganz pragmatisch zwischen A-, B-, C- und D-Aufgaben unterscheiden.


Die Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Matrix


D-Aufgaben: Weder wichtig, noch dringend

Sind Aufgaben weder wichtig, noch dringend, solltest Du einer simplen Handlungsempfehlung folgen: Ab in den Papierkorb damit!

Wieso solltest Du auch Deine wertvolle Zeit mit Aufgaben verplempern, die keinerlei Relevanz und Dringlichkeit für Dich besitzen? 

Als Beispiel können E-Mail Anfragen von Vertrieblern herhalten, die Dir etwas verkaufen möchten. 

Kannst Du ihre Anfrage direkt als irrelevant für Dich oder Dein Unternehmen abtun, so lehne ihr Angebot kurz und knapp dankend ab.

 

C-Aufgaben: unwichtig, aber dringend

Was aber passiert, wenn Du Aufgaben auf Deiner To-Do-Liste stehen hast, die zwar keinen wesentlichen Beitrag zu Erreichung übergeordneter Ziele liefern, aber zeitnah erledigt werden sollten?

Sofern Du gegenüber Familienmitgliedern oder Mitarbeitern weisungsbefugt bist, solltest Du Dich darum bemühen diese Aufgaben zu delegieren.

Indem Du Verantwortlichkeiten auf andere Menschen überträgst, kannst Du Dich selbst intensiver wichtigeren Aufgaben widmen. 

Fällt es Dir grundsätzlich schwer, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten an andere abzugeben, so habe stets das folgende Zitat von Stephan Covey, Autor des Buches „Die 7 Wege zur Effektivität“ im Hinterkopf:

„Während Du ‚Ja’ zu einer unwichtigen Aufgabe sagst [und Dich mit dieser persönlich beschäftigst], sagst Du auch immer ‚Nein’ zu einer wichtigeren.“

Falls Du nicht in der Lage oder Position bist Aufgaben zu delegieren, stößt diese Handlungsempfehlung natürlich an ihre Grenzen... 

Sofern Du C-Aufgaben also selbst erledigen musst, solltest Du diese sofern möglich nicht in Deinen produktivsten Arbeitsstunden erledigen.

Während Du Dich etwa morgens wichtigeren Themen widmest, die eine hohe Konzentration und Energie erfordern, kannst Du Dich am späten Nachmittag der Abarbeitung der weniger wichtigen Aufgaben annehmen. 

 

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

B-Aufgaben sind solche, die zwar aktuell nicht dringend aber für die Erreichung von privaten oder beruflichen Zielen besonders relevant sind. 

Auch wenn Du diese Aufgaben nicht sofort erledigen musst, solltest Du ihnen genug Aufmerksamkeit zuteilwerden lassen.

Hier geht es speziell darum, die Dinge mit der notwendigen Weitsicht zu planen, die Dich am schnellsten voranbringen. 

Warum B-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix von größter Bedeutung sind, erkläre ich Dir im nächsten Abschnitt anhand einiger Beispiele.


A-Aufgaben: wichtig und dringend

Aufgaben dieser Kategorie finden wir an jeder Ecke... 

Sie ziehen in Form von akuten Krisen oder Problemen unsere Aufmerksamkeit auf sich, da sie eine umgehende Aktion von uns erfordern. 

In bester Krisenmanager-Manier solltest Du diese Themen eigenständig und sofort angehen.

Achte allerdings darauf, welchen Aufgaben Du diese hohe Priorität zuordnest.

Häufig erreichen uns Anfragen von Kollegen, die als besonders wichtig und dringend deklariert werden. 

Versuche klare Deadlines der Anfragen zu klären und hinterfrage in Abhängigkeit Deiner Position stets, ob diese tatsächlich auch für Dich von großer Bedeutung sind.

Kommst Du zudem Ergebnis, dass diese auf den zweiten Blick eher als C-Aufgaben zu klassifizieren sind, so versuche sie zu delegieren oder erteile mit Verweis auf Deine wichtigeren Projekt und mit dem notwendigen Feingefühl eine Absage.

Beispiele für das Eisenhower Prinzip

Auch wenn sich die vorgestellte Methode recht einfach anhört, ist die konsequente Anwendung in der Praxis keineswegs trivial. 

In unserem Arbeitsalltag reagieren wir umgehend auf dringende Dinge und vernachlässigen gerne einmal solche, die mehr Initiative und Proaktivität erfordern. 

Hast Du nicht auch schon die Erfahrung gemacht, dass Dich ein Kollege angerufen hat und Ihr Euch verquatscht habt, obwohl Du eigentlich inmitten in einer wichtigen Aufgabe gesteckt hast?

... Schauen wir uns also ein paar konkrete Beispiele an, anhand derer die Idee der Eisenhower-Matrix sowie die sich daraus ergebenden Implikationen noch deutlicher werden.


Beispiele für die Eisenhower-Matrix

Beispiele Eisenhower-Matrix-Prinzip


D-Aufgaben:

In Anlehnung an die vorherigen Ausführungen bedürfen D-Aufgaben keinerlei Erklärung mehr. Sie sind Zeitfresser, die es stets zu vermeiden gilt. 

Das Lesen witziger E-Mails, das planlose Surfen im Internet oder das Wischen durch den Newsfeed sozialer Medien haben einen negativen Einfluss auf Deine Arbeitsproduktivität. 

Identifiziere Ablenkungen und eliminiere sie aus Deinem Alltag!


C- Aufgaben: 

C-Aufgaben nehmen deshalb häufig einen Großteil der Zeit ein, weil viele Menschen bevorzugt auf Reaktionsmodus schalten. 

Statt sich mit eigenen Prioritäten zu beschäftigen, vertiefen sie sich lieber in dringende Themen, die von außen an sie herangetreten werden. 

Da insbesondere im Berufskontext die Prioritäten anderer Leute schnell mal mit den eigenen verwechselt werden, werden C-Aufgaben von vielen intuitiv mit A-Aufgaben gleichgesetzt.

Dass wir jederzeit eingehende Telefonate entgegennehmen und diesen eine Menge Zeit einräumen, haben wir bereits besprochen. 

C-Aufgaben finden sich allerdings auch häufig in Deinem E-Mail-Postfach oder Kalender wieder.

In meinem eigenen Job als Manager staune ich immer wieder über wöchentliche oder projektbezogene Regeltermine, die wenig strukturiert angegangen werden oder einen größeren Teilnehmerkreis aufweisen als benötigt. 

Möchtest Du Deine Arbeitseffizienz verbessern, so empfehle ich Dir sowohl einen Blick auf die Selbstmanagementmethode „Getting Things Done“ als auch auf bewährte Ansätze zur Aufgabendelegation. 

 

B-Aufgaben

Wie wir bereits erkannt haben, verdeutlichen B-Aufgaben das Grundprinzip der Eisenhower-Methode:

Aufgaben sollten in Abhängigkeit von übergeordneten Zielen priorisiert angegangen werden. 

Aber was sind nun Beispiele für Aufgaben, die mit der notwendigen Weitsicht geplant werden sollten?

... Um Dir nur ein paar zu nennen:

  1. 1
    Die mittel- bis langfristige Unternehmensplanung
  2. 2
    Deine Fortbildung
  3. 3
    Die Erarbeitung von Präventivmaßnahmen zur Vermeidung von akuten Krisen
  4. 4
    Der Aufbau und die Pflege von wichtigen Beziehungen zu anderen Menschen
  5. 5
    Brainstorming über zukünftige Chancen und Risiken von Marktveränderungen

Nimm Dir einfach mal selbst ein paar Minuten Zeit und denke darüber nach, welche Aufgaben für Dich in unterschiedlichen Lebensbereichen als B-Aufgaben verstanden werden können.

Kannst Du etwas Konkretes in Angriff nehmen, um Deiner Zielerreichung ein Stück näher zu kommen oder eine positive Veränderung in Deinem Privat- oder Berufsleben herbeizuführen?

Statt im Arbeitsalltag zu versinken, solltest Du regelmäßig darüber reflektieren, ob Du Dich grundsätzlich noch mit den richtigen Aufgaben beschäftigst.


A-Aufgaben:

Vernachlässigen wir das Planen und Terminieren der B-Aufgaben mit der benötigten Weitsicht, so verursachen wir oftmals Chaos und innerlichen Stress. 

Wir alle kennen es ... Wichtige Aufgaben werden gerne einmal solange aufgeschoben, bis die Deadline zur Erledigung gefährlich nahe rückt. 

Haus- oder Projektarbeiten werden schnell noch in einer Nacht und Nebelaktion finalisiert. Unser Körper schaltet auf Krisenmodus und die Qualität unserer Arbeit nimmt aufgrund der Eile und Hektik ab. 

Ein weiteres Beispiel aus meinem eigenen Arbeitsalltag:

Wachsen junge Unternehmen schnell, ohne ihre Arbeitsstrukturen und Prozesse auf die veränderten Rahmenbedingungen anzupassen, sind Probleme vorprogrammiert. 

Existieren keine Standardprozesse und verlassen langjähriger Mitarbeiter, die über tiefes prozessuales Wissen verfügen, das Unternehmen, sinkt die Prozesseffizienz oder es kommt gar zum Erliegen eines ganzen Teilbereiches.

Statt solche Probleme zu antizipieren, treffen sie das Unternehmen vollkommen unvorbereitet zu den erdenklich schlechtesten Zeitpunkten.

Mit sorgfältiger Planung solltest Du Deine wichtigen Aufgaben also so terminieren und angehen, dass sie gar nicht erst dingend werden.

  • „Effective people are not problem-minded; they’re opportunity-minded. They feed opportunities and starve problems. They think preventively.” – Peter Drucker

Je konsequenter Du die Eisenhower Methode einsetzt und je konkreter Du Deine privaten wie beruflichen Ziele formuliert hast, desto leichter fällt Dir die Zuordnung von Aufgaben in einen der vier Quadranten.

Vielleicht hast Du auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass es beim Start in einen neuen Job immer etwas Zeit in Anspruch nimmt, bis Du Aufgaben oder Anfragen Deiner neuen Kollegen richtig priorisieren kannst.

Fazit

Ein häufiger Kritikpunkt am Eisenhower-Prinzip als Methode des „Zeitmanagements“ ist, dass eine gute Selbstorganisation im Kern eigentlich verhindern soll, dass sich dringende Aufgaben überhaupt in den Vordergrund drängen. 

In einer Zeit, in der wir allerdings von Informationen oder Anfragen von Kunden oder Kollegen überflutet werden, kann ich diesen Kritikpunkt nicht zu 100% nachvollziehen. 

Dass als „dringend“ und „wichtig“ deklarierte Aufgaben stets kurzfristig aufkommen, kann im Arbeitsalltag kaum vermieden werden. 

Das Eisenhower-Prinzip dient für mich insbesondere im stressigen Arbeitsalltag dazu, Aufgaben schnell und einfach auf Basis festgelegter Regeln zu priorisieren und in ihrer Bedeutung richtig einzuordnen.

Die Kritik zielt in gewisser Weise nicht zu Letzt auch darauf ab, dass Menschen häufig die notwendige Selbstdisziplin fehlt, um sich selbst gut zu organisieren.

... Ein inhaltsleerer Kritikpunkt, der bei jeder Methode zum Zeit- und Selbstmanagement angebracht werden kann. 

Für mich liefert das Eisenhower-Prinzip wertvolle Hilfestellungen, um die eigenen Aufgaben stets zu hinterfragen und an übergeordneten Zielen auszurichten. Es zielt weniger auf Effizienz- als auf Effektivitätssteigerungen ab.  

Abschließend würde mich interessieren, wie Du die Eisenhower Methode bewertest. Setzt Du sie bereits in Deinem Arbeitsalltag ein oder vertraust Du auf andere Ansätze zum Selbstmanagement?

Tausche Dich gerne mit mir in den Kommentaren unter diesem Artikel aus!

P.s. Falls Du auch eine der Personen bist, die (genau wie ich) bei jedem Artikel ans Ende scrollen, um direkt die Punchlines zu lesen, kommen hier die wichtigsten Kernaussagen:


1. Anhand der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ lassen sich Aufgaben in vier klar voneinander abgegrenzte Kategorien einordnen.

2. Wichtigkeit > Dringlichkeit.

3. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben solltest Du eliminieren.

4. Versuche unwichtige, aber dringende Aufgaben zu delegieren. 

5. Plane und terminiere wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sorgfältig.

6. Erledige wichtige und dringende Themen sofort.

Matthias Engelman

Vernetzen wir uns!

Über den Autor

Neben meiner Arbeit als Business Development Manager verbringe ich viel Zeit mit meiner Familie und Freunden, dem Lesen interessanter Business Bücher, dem Entwickeln neuer Skills sowie dem Austausch mit Gleichgesinnten, die den Drang haben, sich persönlich weiterzuentwickeln. Durch meinen Blog möchte ich erprobte Arbeitsprinzipien, -methoden und Tipps mit Dir teilen, damit Du Dein volles Potential entfalten und Dich in die Person entwickeln kannst, die Du sein möchtest.

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