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Werde extrem produktiv

5 Gewohnheiten, um Deine Effektivität extrem zu steigern

By  Matthias Engelman

Die wichtigste Eigenschaft, die produktive Menschen von unproduktiven unterscheidet, ist keinesfalls Intelligenz oder harte Arbeit. 

Vielmehr ist es die Fähigkeit, die richtigen Dinge zur Erreichung übergeordneter Ziele in Angriff zu nehmen.

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Peter Drucker, Pionier der modernen Managementlehre, hat in seinem Buch „The Effective Executive“ zeitlose Arbeitsprinzipien veröffentlicht, mit denen sich Führungskräfte sowie ambitionierte Mitarbeiter genau diese Fähigkeit aneignen können. 

Seine Kernaussage: Niemand wird produktiv geboren!

Effektivität kann und muss erlernt werden. 

Erfolgreiche Menschen greifen schlicht auf bewährte Prinzipien und Gewohnheiten zurück, um ihre Chancen auf beruflichen Erfolg zu erhöhen.

Im Folgenden stelle ich Dir die wichtigsten Erkenntnisse vor, die ich aus dem Buch von Peter Drucker gewonnen habe und die auch Dir dabei helfen können, Deine Effektivität massiv zu steigern.

1. Gewohnheit: Behalte stets den Überblick über Deine Zeit

Zeit ist bekanntlich eine stark begrenzte und dadurch wertvolle Ressource. 

Wie Du diese einsetzt, entscheidet unmittelbar über Deine Produktivität und damit auch über Deinen Arbeitserfolg.   

Möchtest Du Dein eigenes Zeitmanagement verbessern, so solltest Du Dir in erster Linie einen Überblick darüber verschaffen, wofür Du Deine Zeit aktuell überhaupt aufwendest.

Da uns unser Erinnerungsvermögen gerne einmal trügt, geht es hier keineswegs darum, den Zeitaufwand für unterschiedliche Aufgaben oder Verantwortlichkeiten in der Retrospektive abzuschätzen. 

Vielmehr solltest Du diesen regelmäßig und über einen Zeitraum von mindestens 2 Wochen messen

Erst auf dieser Basis kannst Du kritisch reflektieren, ob Du Deine Zeit sinnvoll einsetzt oder diese allzu häufig für unwichtige Themen vergeudest. 

... Bist Du ein hochbezahlter Manager oder Geschäftsführer, bietet es sich natürlich an, Deine Assistenz mit der Zeiterfassung zu beauftragen. 

Egal in welcher beruflichen Position Du Dich befindest, so wirst Du durch die Zeiterfassung schnell merken, dass Du nur einen Teil Deiner Zeit eigenständig beeinflussen kannst.

Diesen Teil gilt es nach Peter Drucker sehr akribisch zu managen.   

Im ersten Schritt kannst Du Zeitfresser identifizieren, um diese in der Zukunft strikt zu vermeiden.

In einem zweiten Schritt sollte darüber nachgedacht werden, welche Aufgaben an andere Mitarbeiter delegiert werden können. 

Hier geht es insbesondere für Führungskraft nicht nur darum, Aufgaben an andere zu übertragen, sondern auch Verantwortlichkeiten abzugeben

Erst dies ermöglicht es ihnen, sich voll und ganz wichtigeren Themen zu widmen. 

Wenn Du auf der Suche nach pragmatischen Tipps bist, um schneller Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aufgaben vermieden, delegiert oder mit hoher Priorität angegangen werden sollten, empfiehlt sich eine Orientierung am Eisenhower-Prinzip.

Ein weiterer Ratschlag: Organisiere Deine Zeit in möglichst großen und für die jeweilige Aufgabe angemessenen Zeitblöcken. 

Effektive Menschen wissen, dass Konzentration der „Schlüssel zur Produktivität ist. 

Lässt Du Dich permanent von eingehenden E-Mails ablenken oder springst Du häufig von einer Aufgabe zur nächsten, so kommst Du nicht wirklich voran.

Multitasking beeinträchtigt Deinen Fokus und sorgt nicht zuletzt dafür, dass Du aus Deinem Flow gerissen wirst. In die aktuelle Aufgabe musst Du Dich immer wieder aufs Neue hineindenken.

2. Gewohnheit: Reflektiere, welchen Wertbeitrag Du leisten kannst

Bevor Du Dich am Anfang einer neuen Woche in den Arbeitsalltag stürzt, solltest Du darüber nachdenken, welche Arbeitsergebnisse in Deiner Rolle von Dir erwartet werden und welchen Wertbeitrag Du darüber hinaus leisten kannst.

Es geht also konkret um die Fragen, wie Du Höchstleistungen erzielen und bisher ungenutztes Potential ausschöpfen kannst. 

Effektive Menschen versuchen übergeordnete Zusammenhänge zu verstehen und Wege zu finden, Synergiepotentiale im Unternehmen zu identifizieren.

Bedenke dies bei der Kommunikation mit Deinen Kollegen. Versuche herauszufinden, wie Du sie besser unterstützen kannst, welche Informationen sie von Dir benötigen und wie Du diese idealerweise bereitstellen solltest. 

Arbeitest Du beispielsweise im Controlling, so solltest Du in Erfahrung bringen, welche Finanzkennzahlen dem Management wichtig sind und ob diese bereits in der angemessenen Form und im gewünschten Rhythmus aufbereitet werden. Gibt es vielleicht Verbesserungsvorschläge? 

  • Nach Stephen Covey, Autor des Business Klassikers „Die 7 Wege zur Effektivität“, stellt eine solche Proaktivität übrigens die wichtigste Charaktereigenschaft erfolgreicher Menschen dar. 

Der Fokus auf den Wertbeitrag erstreckt sich nicht zu Letzt auch auf das Abarbeiten von Aufgaben und das Führen von Geschäftsmeetings.

Frage Dich regelmäßig, welche Ziele Du mit einer Aufgabe verfolgst und was diese zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensstrategie oder der Bedürfnisbefriedigung der Kunden beitragen. 

Müssen sie vielleicht umformuliert oder gänzlich überdacht werden?

Im Vorfeld eines Geschäftsmeetings sollte immer klar sein, welchen Sinn und Zweck dieses erfüllt. Vernachlässigen Mitarbeiter, Manager oder Führungskräfte diesen Grundsatz, so stellen Meetings häufig die größte Quelle der Unproduktivität dar. 

Alleine die Tatsache, dass Führungskräfte und auch viele Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit in Meetings verbringen, verdeutlicht die Notwendigkeit, diese produktiv zu führen. 

Führungskräfte, die Verantwortung für die Ziele der Gesamtorganisation übernehmen und stets hinterfragen, ob Dinge besser gemacht werden können, entsenden zudem eine positive Signalwirkung innerhalb des Unternehmens.

Mitarbeiter nehmen sich ihr Verhalten zum Vorbild und orientieren sich an den hohen Standards ihrer Vorgesetzten.

3. Gewohnheit: Nutze Stärken produktiv

Wie wir bereits gesehen haben, fokussieren sich effektive Menschen auf die Themen, bei denen sie den größten Wertbeitrag leisten können. 

Dies setzt voraus, dass sie ihre eigenen Stärken kennen und darüber nachdenken, wie sie diese am besten in Szene setzen können. 

Die Empfehlung von Drucker geht allerdings noch ein gutes Stück weiter...

Um wirklich produktiv zu sein, solltest Du Dir die Gewohnheit aneignen, auch die Stärken Deiner Mitmenschen zu identifizieren.

Eine Unternehmensorganisation als solche ist schließlich erst dann im Stande hervorragende Resultate zu erzielen, wenn alle zur Verfügung stehenden Kräfte gebündelt und auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet werden. 

Dazu gehört unausweichlich, dass Du darüber nachdenkst, wie Du Deinen Vorgesetzten bestmöglich unterstützen kannst.

... Stelle Dir dazu die folgenden Fragen:

  • Was kann mein Chef wirklich gut?
  • Was hat er in der Vergangenheit Gutes erreicht?
  • Welche Informationen benötigt er, um seine Stärken noch besser einzusetzen?
  • Wie kann ich ihn dabei unterstützen, in Zukunft noch bessere Leistungen zu erbringen?

Je schneller Dein Vorgesetzter die Karriereleiter aufsteigt, desto schneller kannst auch Du dies tun. 

Drucker warnt grundsätzlich davor, aufgrund von persönlichen Befindlichkeiten einen gegensätzlichen Ansatz zu verfolgen und Fehler in anderen zu suchen. 

Nicht zu selten fokussieren sich Mitarbeiter, Manager oder Führungskräfte auf die Schwächen ihrer Mitmenschen und übersehen so, welche Stärken und Potentiale sinnvoll gebündelt werden können. 

Schwächen lassen sich grundsätzlich bei jedem ausfindig machen. Liegt der Fokus allerdings auf dem, was Menschen leisten können und werden sie dementsprechend richtig innerhalb der Organisation eingesetzt, verlieren ihre Schwächen schnell an Relevanz.

Ein Buchhalter arbeitet schließlich nicht im Vertriebsaußendienst ...

4. Gewohnheit: Nehme das Wichtigste zuerst in Angriff

„Effektive Menschen nehmen die wichtigsten Dinge zuerst in Angriff und erledigen eins nach dem anderen.“ – Peter Drucker

Stehst Du auch manchmal vor der Herausforderung, dass eine Vielzahl wichtiger Aufgaben der stark begrenzten Ressource Zeit gegenüberstehen?

Der Fokus auf den eigenen Wertbeitrag verspricht auch hier Abhilfe. 

Indem Du Dich danach fragst, welche Aufgaben den größten Wertbeitrag für Dich und das Unternehmen leisten, kannst Du besser die Wichtigkeit einzelner Aufgaben differenzieren und diese strikt priorisieren. 

Wichtige Grundsätze lauten: 

  1. 1
    Prioritäten festzulegen bedeutet zwangsläufig auch eine klare Entscheidung darüber zu treffen, mit welchen Themen Du Dich nicht beschäftigst.
  2. 2
    Eine in die Zukunft gerichtete Sichtweise ist (vor allem für Führungskräfte) wichtiger, als der Blick in die Vergangenheit oder das Löschen akuter Krisenherde.
  3. 3
    Strebe nach den Dingen, die einen Unterschied machen, statt Dich auf Aufgaben zu fixieren, die einfach zu erledigen sind. 

Sei allerdings gewarnt! 

In der praktischen Anwendung sind diese Handlungsmaximen keineswegs trivial und intuitiv verständlich.

Die „wichtigsten Dinge“ anzugehen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Du Dich auf die Themen fokussieren musst, die sich erst langfristig bezahlt machen. 

Im Arbeitsalltag ist die Versuchung groß, diese aufgrund der geringen Dringlichkeit zu verschieben ... und zu verschieben... und zu verschieben!  

Im Hinblick auf die Priorisierung von Aufgaben empfiehlt Drucker darüber hinaus ein Arbeitsprinzip, dass in den Empfehlungen klassischer Zeitmanagementmethoden kaum Beachtung findet. 

Hast Du einen Berg unerledigter Aufgaben vor Dir, solltest Du Dir nicht nur einmalig eine To-Do Liste erstellen, Aufgaben priorisieren und diese stupide der Reihe nach abarbeiten.

Vielmehr bietet es sich nach Erledigung der wichtigsten Aufgabe an, erneut zu reflektieren, was JETZT als Nächstes getan werden muss.

Statt zur Aufgabe mit der nächsthöchsten Priorität zu wechseln, solltest Du also kurz innhalten und prüfen, ob sich Folgeaufgaben ergeben und Prioritäten gänzlich verändert haben.

5. Gewohnheit: Treffe effektive Entscheidungen

Ob Du effektiv bist oder nicht, hängt zu guter Letzt auch von der Qualität Deiner Entscheidungen ab. 

Drucker verweist darauf, dass produktive Menschen Entscheidungen keinesfalls aus dem Bauch heraus treffen. 

Vielmehr orientieren sie sich an 5 klar identifizierbaren Elementen zur systematischen Entscheidungsfindung:

  1. 1
    Sie klären, ob es sich um einen generischen Sachverhalt oder eine Ausnahme handelt. Geht es um einen wiederkehrenden Sachverhalt, formulieren sie Regeln oder Prinzipien für die Entscheidungsfindung. Diese sind immer auf die Problemursache und niemals auf die Symptome eines Problems ausgerichtet!
  2. 2
    Sie verschaffen sich Klarheit darüber, was durch eine Entscheidung konkret erreicht werden soll. 
  3. 3
    Sie überlegen sich, was passieren muss, um die konkrete Zielsetzung bestmöglich zu erfüllen. Mögliche Kompromisse oder Zugeständnisse werden vorerst vollständig ausgeblendet. Wird dieser Punkt übersprungen, kann nur schwer zwischen guten und schlechten Kompromissen unterschieden werden!
  4. 4
    Sie legen schon bei der Entscheidungsfindung die notwendigen Handlungsschritte und Verantwortlichkeiten fest.
     „Solange eine Entscheidung nicht in eine konkrete Handlung übergeht, ist sie keine Entscheidung, sondern bestenfalls eine gute Intention.“
  5. 5
    Sie machen sich bereits im Vorfeld darüber Gedanken, wie sie die Effektivität einer Entscheidung im Nachgang messen können. Finden sie heraus, dass wichtige Information gefehlt oder Gedankengänge auf falschen Annahmen beruht haben, können sie a) ihre Entscheidung nachjustieren oder b) in Zukunft dieselben Fehler vermeiden. 

Für wichtige Entscheidung bedarf es oftmals eines hohen konzeptionellen Verständnisses und der Formulierung konkreter Entscheidungsprinzipien.

Holt man sich Ratschläge von anderen Menschen ein, empfiehlt Drucker, sich immer mehrere Meinungen unabhängig voneinander einzuholen. 

Dies ist analog zu Empfehlungen von Daniel Kahneman, Nobelpreisträger der Wirtschaftswissenschaften und Autor des Buches „Schnelles Denken, langsames Denken“.

Eine effektive Entscheidung kann erst dann getroffen werden, wenn mehrere unterschiedliche Blickwinkel und Alternativen intensiv betrachtet wurden.

Die wichtigste Erkenntnis für mich: Suche aus diesem Grund aktiv nach Meinungsverschiedenheiten und gehe diesen auf den Grund! 

Sitzt Du in einem Meeting, in dem alle Beteiligten dieselbe Meinung vertreten respektive unmittelbar dieselbe Entscheidung empfehlen, ist das Risiko hoch, dass etwas übersehen wird. 

Stehe anderen Ansichten und Meinung also stets offen gegenüber!

Bedenke zudem: Statt eine Entscheidung vom Knie zu brechen, kannst Du immer alternativ nichts tun.  

Halbe Entscheidungen gilt es zu vermeiden – getreu dem Motto: Ganz oder gar nicht!

Mein Fazit

Im Kern richtet sich das Buch „The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done“ von Peter Drucker an Führungskräfte. 

Wie Du sicherlich schon gemerkt hast, sind die von ihm geschilderten Arbeitsprinzipen allerdings keinesfalls auf diese beschränkt. 

Seine Handlungsempfehlungen haben für jeden Menschen, der hinsichtlich seines Berufslebens Freiheitsgrade besitzt, praktische Relevanz.

Viele Business Bücher zum Thema Produktivität und Zeitmanagement vernachlässigen die Aspekte, die bei Drucker im Fokus stehen. 

Während sich etwa Führungskräfteberater David Allen in seinem Werk „Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity“ auf die Erzielung von Effizienzsteigerungen konzentriert, liefert er nur wenige pragmatische Tipps zur Steigerung der eigenen Arbeitseffektivität. 

The Effective Executive“ ist für mich schlussendlich ein großartiges Buch, dass ich jedem empfehlen kann. 

... Im Laufe meiner Karriere werde ich es sicherlich noch mehrmals zur Hand nehmen!

Abschließend interessiert mich natürlich, wie Du die geschilderten Gewohnheiten einschätzt. Was sind Deine besten Arbeitsprinzipien für eine hohe Produktivität?

Tausche Dich gerne mit mir unter diesem Artikel aus.

P.s. Falls Du auch eine der Personen bist, die (genau wie ich) bei jedem Artikel ans Ende scrollen, um direkt die Punchlines zu lesen, kommen hier die wichtigsten Kernaussagen:


1. Effektivität kann und muss erlernt werden.

2. Messe Deinen Zeiteinsatz, bevor Du Dich dem klassischen Zeitmanagement widmest.

3. Fokussiere Dich auf Stärken und halte Ausschau, wie Du diese effektiv einsetzen kannst.

4. Hinterfrage ständig, welchen Wertbeitrag Du in Deiner beruflichen Rolle leisten kannst.

5. First things first. 

6. Treffe effektive Entscheidungen.

Matthias Engelman

Vernetzen wir uns!

Über den Autor

Neben meiner Arbeit als Business Development Manager verbringe ich viel Zeit mit meiner Familie und Freunden, dem Lesen interessanter Business Bücher, dem Entwickeln neuer Skills sowie dem Austausch mit Gleichgesinnten, die den Drang haben, sich persönlich weiterzuentwickeln. Durch meinen Blog möchte ich erprobte Arbeitsprinzipien, -methoden und Tipps mit Dir teilen, damit Du Dein volles Potential entfalten und Dich in die Person entwickeln kannst, die Du sein möchtest.

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