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Erlerne Prozessmanagement

Prozessmodellierungen mit BPMN einfach erstellen (5/5)

By  Matthias Engelman

Die Vorteile, die Prozessmanagement verspricht, können nur realisiert werden, wenn Du in der Lage bist, Prozesse auf einfache Art und Weise zu visualisieren.

Erst dann kann es Dir gelingen, bestehende Abläufe wie auch Zusammenhänge zu erfassen, zu analysieren und Verbesserungspotentiale auszuarbeiten.

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In diesem Artikel stelle ich Dir die von mir favorisierte Methode zur IST- und Soll-Modellierung von Prozessen vor – die Business Process Model and Notation oder kurz BPMN.

Während meiner Arbeit als Business Development Manager habe ich diesen Ansatz bereits bei mehreren E-Commerce Unternehmen eingesetzt, um in beratender Funktion bestehende Arbeitsabläufe transparent zu machen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen.

1. Definition BPMN

Kurz und knapp erklärt, ist BPMN eine grafische Modellierungssprache, anhand derer Geschäftsprozesse, Prozesslandkarten, Arbeitsabläufe und Workflows dargestellt werden können.

Sie gehört zur Kategorie der Flussdiagramme und zielt auf eine sehr detaillierte aber gleichzeitig verständliche Modellierung von Prozessabläufen und -logiken ab.

Die Idee dahinter: Prozessmodelle sollen gleichermaßen von Business Analysten, technischen Entwicklern, Führungskräften sowie Prozessverantwortlichen gelesen und verstanden werden können.

Ein gemeinsames Verständnis des zeitlich-logischen Ablaufs von Geschäftsvorfällen schafft Transparenz und somit eine bessere Zusammenarbeit in der Identifikation von Prozessschwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten.

Der größte Vorteil aus meiner Perspektive: In Abgrenzung zu anderen Modellierungsmethoden visualisiert BPMN zudem wie unterschiedliche Abteilungen bzw. Stakeholder in einem Prozessablauf interagieren und zusammenarbeiten.

„Hierfür bietet BPMN explizite Konzepte an, wie zum Beispiel die Abbildung unterschiedlicher Teilnehmer in sogenannten Pools und die Darstellung von Nachrichtenflüssen zwischen den Teilnehmern [Kollaborateuren].“ - Murzek et al. 2013

Dies ist ein entscheidender Aspekt, da bei Prozessanalysen und -optimierungen ein besonderer Fokus der Schnittstellenproblematik zwischen unterschiedlichen Akteuren gilt.

Zudem kann einfach und verständlich dargestellt werden, wie IT-Systeme in Prozessabläufe integriert sind.

Bevor wir uns ein BPMN Beispiel genauer anschauen ist anzumerken, dass BPMN viele Parallelen zur Modellierungsmethode „Ereignisorientierte Prozesskette (EPK)“ aufweist.

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Methode EPK den Prozessablauf vertikal und BPMN den Prozessablauf horizontal inklusive der „Pools“ bzw. „Schwimmbahnen“ von links nach rechts darstellt.

Ereignisorientierte Prozessketten vernachlässigen die Differenzierung unterschiedlicher Prozessbeteiligter innerhalb einzelner Prozessdarstellungen.

2. Die BPMN Symbole und Elemente

Um nun zu verstehen, wie BPMN konkret angewendet werden kann, stelle ich Dir im Folgenden die wichtigsten Elemente der Modellierungssprache vor.  

Es sei darauf verwiesen, dass auf eine umfassende Darstellung aller Elemente bewusst verzichtet wird.

In der beruflichen Praxis wurden unzählige BPMN Elemente entwickelt, deren praktischer Nutzen in Fachkreisen offen in Frage gestellt wird.

Bereits durch wenige Standardelemente lässt sich ein hoher Erklärungsgehalt erzielen und es bleibt gewährleistet, dass die Modellierung auch für Nicht-Experten schnell nachvollziehbar bleibt.

... Was schließlich dem Grundgedanken von BPMN entspricht.

Die Object Management Group, auf die die maßgebliche Weiterentwicklung der BPMN zurückzuführen ist, empfiehlt zum besseren Verständnis der Prozesselemente eine Zuordnung in fünf Basiskategorien:

  1. 1
    Flussobjekte (Flow Objects)
  2. 2
    Daten (Data)
  3. 3
    Verbindungsobjekte (Connecting Objects)
  4. 4
    Schwimmbahnen (Swimlanes)
  5. 5
    Artefakte (Artifacts)

„Flussobjekte“ sind die Hauptelemente im Prozessmodell. Sie umfassen etwa Ereignisse, Aktivitäten und sogenannte Gateways.

1. Aktivitäten:

Notation

Objekt

Erklärung

BPMN-Flussobjekt-Aktivität

Aktivität

Eine Aktivität kann als Aufgabe verstanden werden, die im Prozess erledigt werden muss.

BPMN-Subprozess

Subprozess

Ein Subprozess deutet auf eine Verschachtelung unterschiedlicher Prozesse auf einer anderen Ebene hin.

2. Gateways

Gateways sind als Punkte im Prozess zu verstehen, an denen der Prozessablauf verzweigt oder mehrere Prozesspfade miteinander verbunden werden.

Notation

Objekt

Erklärung

Exklusives Gateway

Exklusives Gateway (XOR)

Nur ein Prozesspfad kann durchlaufen werden. (Entweder-Oder Verknüpfung)

Normales Gateway

Normales Gateway

Wie XOR Gateway zu verstehen.

Inklusives Gateway

Inklusives Gateway (OR)

Mindestens ein Pfad muss durchlaufen werden – es können aber auch mehrere sein.

Paralleles Gateway

Paralleles Gateway (AND)

Alle Pfade müssen durchlaufen werden.

Eventbasiertes Gateway

Eventbasiertes Gateway

Eine Entscheidung für oder gegen einen Prozesspfad wird aufgrund eines Events getroffen.

3. Events bzw. Ereignisse

Anhand der Prozessereignisse werden Prozessauslöser, Zwischen- und Endergebnisse dargestellt. 

Notation

Objekt

Erklärung

Startevent

Startevent

Auslöser eines Prozesses.

Intermediate Event

Intermediate-Event

Ein Zwischenergebnis eines Projektes kann als Intermediate Event dargestellt werden.

Endevent

End-Event

Ergebnis eines (Teil-)Prozesses.

Unter der Kategorie „Daten“ werden solche BPMN Symbole und grafische Abbildungen subsumiert, die optional zusätzliche Informationen zu einem Prozessschritt liefern.

Notation

Objekt

Erklärung

Data Objects

Data Objects

Sie werden durch Verbindungen an einzelne Aktivitäten bzw. Aufgaben geknüpft und symbolisieren verwendete oder erstellte Dokumente.

Data Inputs

Data Inputs

Als Spezifikation der „Data Objects“ zu verstehen: Es erfolgt ein Dateninput im Prozessschritt.

Data Outputs

Data Outputs

Als Spezifikation der „Data Objects“ zu verstehen: Der Prozessschritt generiert einen Datenoutput.

Data Stores

Data Stores

Eine Datenbank wird upgedated oder in einem Prozessschritt verwendet.

Verbindungsobjekte“ dienen der Visualisierung der zeitlich-logische Prozessabfolge oder des Informationsflusses.

Notation

Objekt

Erklärung

Sequence-Flow

Sequence-Flow

Definiert die Abfolge der Ausführung einzelner Aktivitäten.

Default Flow

Default Flow

Dieser Flow wird nur verwendet, wenn im Rahmen eines inklusiven oder exklusiven Gateways nur ein einzelner Flow durchlaufen wird.

Message Flow

Message Flow

Visualisiert den Informationsfluss zu externen Prozessbeteiligten bzw. den Informationsfluss zwischen Pools.

Associations

Associations

Verbindet Informationen und Artefakte mit den restlichen BMPN Elementen.

Die „Schwimmbahnen“ ermöglichen eine Differenzierung unterschiedlicher interner sowie externer Prozessbeteiligter. Sie zeigen auf, wie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses geregelt sind.

Aktivitäten innerhalb der Schwimmbahnen werden nur ausgeführt, wenn die vorherige Aktivität abgeschlossen oder ein Startereignis der Aktivität vorgestellt ist.

Notation

Objekt

Erklärung

BPMN-Pool

Pool

Grafische Abgrenzung die verdeutlicht, zu welcher Organisation Prozesse gehören.

BPMN-Lane

Lane

Lanes können einen Pool in verschiedene Einheiten (z.B. Abteilungen) unterteilen – innerhalb einer Lane laufen alle Aktivitäten dieser Einheit ab.

Ähnlich wie bei der Kategorie der "Daten" können über "Artefakte" Prozessmodellierungen mit zusätzlichen Informationen angereichert werden.

Notation

Objekt

Erklärung

Group

Group

Zu Analysezwecken können zusammenhängende Objekte in einer Gruppe zusammengefasst werden. Der Artefakt dient lediglich einer optimierten Darstellung.

Text Annotation

Text Annotation

Hierunter ist ein Texthinweis zu verstehen, der eine Darstellung ergänzen kann.

In der Praxis haben sich zahlreiche Konventionen respektive Grundregeln etabliert, die bei der konkreten Modellierung zu berücksichtigen sind.

So dürfen beispielsweise zwischen Pools (externen Prozessbeteiligten) nur Nachrichtenflüsse und zwischen Lanes (internen Prozessbeteiligten) nur Sequenzflüsse verwendet werden.

Weiter sollte bei der Beschriftung einer Aktivität sprachlich ein Verb im aktiv verwendet werden, während Ereignisse im passiv beschrieben werden. Ein präziser Ausdruck für eine Aktivität wäre demnach „Auftrag bearbeiten“.

Wird ein Gateway im Prozessablauf verwendet, so sollte dieses auch wieder zum Zusammenführen der Prozessstränge genutzt werden, sobald sich Prozessschritte wieder ähneln.

3. BPMN Beispiel aus dem Vertrieb

... Schauen wir uns nun ein fiktives Beispiel aus dem Bereich Vertrieb an.

Beispiel BPMN 2-0-Prozessdarstellung

Ein B2B Kunde möchte bei der „XY GmbH“ Fertigungswerkzeuge erwerben. 

Aus einem Kundengespräch heraus hat dieser entweder die Möglichkeit, den Bestellwunsch direkt gegenüber dem Vertriebsaußendienst Mitarbeiter der XY GmbH zu äußern, oder dem Vertriebsinnendienst im Nachgang ein offizielles Bestellformular zuzusenden. 

Das Bestellformular lässt sich wiederum entweder per E-Mail oder per Fax versenden. 

In beiden Fällen wird beim Vertriebsinnendienst automatisch ein Kundensupport-Ticket über die Softwarelösung Zendesk generiert und im Nachgang umgehend bearbeitet.

Nimmt der Vertriebsaußendienst im persönlichen Kundengespräch eine Bestellung entgegen, muss zunächst per IPad anhand der Softwarelösung Salesforce geprüft werden, ob es sich um einen Bestandskunden handelt oder ein komplett neuer Kunde im System erstellt werden muss. 

Ist der Kunde im System gefunden oder neu angelegt, muss die Bestellung manuell erfasst werden. Gewünschte Artikel, Bestellmengen, die Rechnungs- und Versandadresse werden aufgenommen. 

Bekommt der Außendienstmitarbeiter vom IT-System die Rückmeldung, dass gewünschte Artikel nicht mehr vorrätig sind, muss dem Kunden mitgeteilt werden, dass zunächst eine Teillieferung erfolgt und die restliche Ware mit 10 Tagen Verzögerung nachgeliefert wird. 

Ist die Erfassung des Kundenauftrags abgeschlossen, wird diese direkt über eine Schnittstelle zwischen Salesforce und dem CRM System Microsoft Dynamics Nav an den Vertriebsinnendienst und nach dessen Freigabe an die Logistikabteilung zur Auftragsverarbeitung weitergeleitet. 

4. Die besten BPMN Software Tools für Deinen Arbeitsalltag

Für meinen eigenen Arbeitsalltag habe mir verschiedene Software Tools angeschaut und diese ausprobiert, um Geschäftsprozesse mit BPMN zu modellieren.

Draw.io, Lucidchart und die ARIS Cloud gehören zu meinen Favoriten.


Draw.io:

Wenn Du schnell und einfach mit BPMN Modellierungen starten möchtest, empfehle ich Dir den Einsatz von Draw.io.

Auf Draw.io kannst Du kostenlos und sehr intuitiv eigene Ablaufdiagramme per Drag & Drop erstellen und als PDF-Datei oder JPEG exportieren.

Dabei stehen Dir unzählige BPMN Symbole und Elemente zur Verfügung.

Ein weiterer Pluspunkt: Über eine Schnittstelle zu Projektmanagement Software-Lösungen wie Confluence oder Jira kannst Du Modellierungen direkt in Deine gewohnte Arbeitsumgebung integrieren.

Und das Beste... Wenn Du als einzelner Anwender Draw.io nutzen möchtest, ist die Anwendung trotz der vielen Funktionalitäten vollkommen kostenfrei.

Hier geht’s direkt zur Website.


Lucidchart

Analog zu Draw.io kannst Du über Lucidchart per Drag & Drop-Prinzip schnell und einfach Prozessmodellierungen erstellen.

Im Vergleich zu anderen Prozessmanagement-Tools überzeugt auch Lucidchart mit einer simplen und modernen Benutzeroberfläche.

Die Softwarelösung eignet sich insbesondere zur Kollaboration in einem kleineren Projektteam. Über die Cloud-Lösung können mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einer Prozessdarstellung arbeiten und parallel ihre Veränderungsvorschläge diskutieren.

Ein weiterer Vorteil: Unterschiedliche Prozessvisualisierungen lassen sich so miteinander verknüpfen, dass Du per Klick in eine andere Betrachtungsebene wechseln kannst.

So kannst Du etwa ausgehend von einer übersichtlichen Prozesslandkarte in immer tiefergehende Teilprozesse – also darunterliegende Prozessebenen – klicken.

Hier geht’s zum BPMN Tool von Lucidchart.


ARIS Cloud

Wenn Du Prozessmanagement in einem größeren Unternehmen umsetzen möchtest, kommst Du um die Enterprise Software-Lösung von ARIS nicht herum.

Sie geht in den Funktionalitäten weit über die Low-Budget-Lösungen von Draw.io und Lucidchart hinaus.

Prozessdarstellungen lassen sich um komplexe IT-Systemlandschaften, Datenmodelle und Organigramme erweitern und mit diesen in Bezug setzen.

Hier geht’s zur ARIS Cloud.

Unabhängig von der verwendeten Softwarelösung wirst Du bei erstmaliger Prozessmodellierung schnell merken, dass die grafische Erstellung keineswegs trivial ist.

Die Herausforderung besteht weniger im Verständnis und der Anwendung der Software-Tools als in der Identifikation der tatsächlichen Prozessabläufe.

Führst Du Mitarbeiterbefragungen durch, um den zeitlich-logischen Ablauf von Arbeitsprozessen zu erfassen, treffen unterschiedliche Beteiligte oftmals widersprüchliche Aussagen.

Während ein Vertriebsleiter mir berichtete, dass Kundenbestellungen vom Außendienst ausschließlich per elektronischem Formular an den Innendienst weitergeleitet werden, erfuhr ich vom Innendienst, dass diesem vom Außendienst mindestens genauso viele Bestellungen per Telefon, Mail, Slack und WhatsApp zugehen.

Dem Vertriebsleiter war nicht bewusst, wie viel operativer Aufwand durch die Bestellverarbeitung mitunter verursacht wird.

Zahlreiche Medienbrüche in der Weiterverarbeitung einer Bestellung sorgten für Prozesslaufzeiten jenseits von Gut und Böse.

... Und damit natürlich zu verärgerten Kunden.

Dieses Beispiel verdeutlich bereits, wieso Du mehrere Prozessbeteiligte mit in die Prozessidentifikation einbeziehen solltest. 

Missverständnisse können ausfindig gemacht und das Feedback der Mitarbeiter genutzt werden, um wertvolle Hinweise zu Verbesserungspotentialen zu sammeln.

Ein solches Vorgehen kommt Dir auch dann zu Gute, wenn Du schließlich Prozessverbesserungen im Rahmen eines Change Managements anstößt.

... Mitarbeiter sind offener gegenüber neuen Veränderungen, wenn sie am Veränderungsprojekt aktiv mitgewirkt haben.

Zu guter Letzt bin ich auf Deine persönlichen Erfahrungen gespannt! Hast Du BPMN bereits verwendet oder vertraust Du auf den Einsatz anderer Modellierungssprachen?

Dann tausche Dich gerne mit mir in den Kommentaren unter diesem Artikel aus!

Weitere Artikel der Beitragsreihe:

P.s. Falls Du auch eine der Personen bist, die (genau wie ich) bei jedem Artikel ans Ende scrollen, um direkt die Punchlines zu lesen, kommen hier die wichtigsten Kernaussagen:


1. Mit BPMN können Geschäftsprozesse, Prozesslandkarten, Arbeitsabläufe und Workflows visualisiert werden.

2. Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Stakeholdern und IT-Systemen können sichtbar gemacht werden.

3. Auf Basis einer IST-Modellierung kannst Du Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotentiale im Rahmen einer Soll-Modellierung aufzeigen.

4. Keep it simpel! Prozessvisualisierungen sollten anderen Mitarbeitern – wie auch Führungskräften – einfach und schnell erklärbar sein.

5. Über Draw.io kannst Du kostenfrei mit ersten Projekten starten.

Quellen:

OBJECT MANAGEMENT GROUP (2013): Business Process Model and Notation (BPMN).

Murzek, M./Rausch, T./Kühn, H. (2013): BPMN als Bestandteil der BPMS-Modellierungsmethode. In: Bayer, F./Kühn, H. (Hrsg.): Prozessmanagement für Experten.

Seidlmeier, H. (2014): Prozessmodellierung mit ARIS®. Eine beispielorientierte Einführung für Studium und Praxis in ARIS 9.

Probandt, W./Becker, J./Vering, O. (2012): Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung. Konzeption und Praxisbeispiel für ein effizientes Prozessmanagement.

Matthias Engelman

Vernetzen wir uns!

Über den Autor

Neben meiner Arbeit als Business Development Manager verbringe ich viel Zeit mit meiner Familie und Freunden, dem Lesen interessanter Business Bücher, dem Entwickeln neuer Skills sowie dem Austausch mit Gleichgesinnten, die den Drang haben, sich persönlich weiterzuentwickeln. Durch meinen Blog möchte ich erprobte Arbeitsprinzipien, -methoden und Tipps mit Dir teilen, damit Du Dein volles Potential entfalten und Dich in die Person entwickeln kannst, die Du sein möchtest.

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